律师事务所文档管理系统

法律事务所和专业服务公司的专业人士需要每天处理大量的客户资料文件。如果公司没有实施ECM解决方案，以下可能是他们面临的问题：

  • 纸本客户案件文件夹可能散落在桌面上
  • 难以搜索需要的纸本文档，并且该文档可能损坏或丢失
  • 意外删除文件
  • 管理电子邮件既困难又耗时。电子邮件和电子文档必须手动打印和存档
  • 难以与您的团队协作。一次只能一个人访问案件文件夹（Matter Folder）
  • 难以管理文档版本
  • 对正在访问的文档没有审计跟踪
  • 在办公室中，消耗大量宝贵的存储空间用于存储文件夹

OceanX ECM应用于法律和专业服务公司的解决方案

  • 以案件为中心的协作和电子案件文件夹
    • OceanX ECM中的案件文件夹包含所有案件文件（包括扫描图像，软拷贝文档和电子邮件）。 多个用户可以同时为内部和外部各方工作。
  • 撷取案件文档讯息
    • 轻松索引和保存案件文档到 OceanX ECM。您可以通过使用全文 OCR，IMR，条码识别，可搜索的 PDF和表单识别等技术撷取所需讯息，再通过扫描仪，电子邮件或其他设备将您的案件文档输入到 OceanX ECM。
  • 通过PDFX将文档转换为PDF档
    • 轻松地将任何文档转换为带有水印，页码，贝特数字 (Bate Numbers) 和安全控制的 PDF 档。
    • 可以用于将文档在 OceanX ECM 中的文件夹中绑定到具有目录页和封面页的“Matter Bibles”中。
  • 电子邮件管理
    • OceanX ECM为专业人士提供了一个平台，可以将电子邮件与文档一起管理，并将它们组合到一个案件文件夹中，以实现以案件为中心的协作。
  • Outlook 扩展
    • Outlook 与 OceanX ECM 集成, 您可以直接保存收发的 Outlook 文件/附件到 OceanX ECM，系统会自动建议一个文档位置，以便您可一次点击存档电子邮件。提交过的的电子邮件都将明确标记，方便您不会浪费时间在已被提交过的档案。
  • Office扩展
    • Ms Office 与 OceanX ECM 集成, 您可以直接打开及保存 MS Office 文件到 OceanX ECM，无需先保存MS Office文件再上传到ECM界面。
  • 版本控制
    • 帮助专业人员创建或搜索文档以获得所需的最新文档版本，而不必担心选择旧文档浪费时间来处理错误的文件或文件夹。
  • 审计跟踪
    • 所有于文档中操作的动作都将被纪录。审计跟踪提供详细记录，所有案件文件夹和文件的每个编辑和访问都予以记录。

OceanX ECM能帶给法律和专业服务公司以下效益

  • 保留知识资产
  • 实现地理透明度，随时随地访问文档
  • 电子邮件管理
  • 文档管理
  • 所有案件文档集中于一处
  • 走向无纸化
  • 高安全性
  • 高效的组织
  • 节省搜索时间，节省空间并避免代价高昂的错误

应用于政府机构

响应香港政府的“智慧城市蓝图”，OceanX ECM利用创新和技术帮助香港政府实现无纸化办公、节省成本、提高效率和生产力。

OceanX ECM是一个完整的DMS解决方案，有助政府机构将纸质记录文件转换为电子记录文件，并建立一个支持智慧城市和提高政府效率的平台。

(OceanX ECM获得香港创新科技署创新科技基金资助 – ITF SERAP, 项目参考编号: E/P047/14)

 

OceanX ECM如何处理政府机构的文档？

  • 智慧政府
    • 企业内容管理不仅有助于保护文件和记录，还可提高香港部门的运作效率
  • 良好的文档管理实践
  • 保护知识资产
  • 高信息安全
    • 使用AES 256加密，访问控制和活动日志
  • 遵守法律和法规要求
  • Outlook扩展
    • Microsoft Outlook与OceanX ECM系统集成，使用户能够直接在Microsoft Outlook界面中存储和管理电子邮件。
  • Office扩展
    • Microsoft Office 与 OceanX ECM 集成, 您可以直接打开及保存 MS Office 文件到 OceanX ECM，无需先保存MS Office文件再上传到ECM界面。
  • OceanX 文件扫描自动撷取系统
    • 撷取纸质文档的内容。

 

OceanX ECM传真服务器能帶给政府机构以下效益

  • 环保，实现绿色办公
  • 降低打印文档的成本，减少存储空间
  • 减省人工处理的步骤，释放资源用于更多的增值工作，提高生产力和效率
  • 高度安全性

ISO 文件管理系统

OceanX ECM是新一代云端文档管理系统。它涵盖了ISO文档管理的整个生命周期，包括文档创建、文档批准、文档发布、旧版本撤回、文档应用程序、文档修订和文档归档，适用于所有类型的制造企业

如何使用OceanX ECM管理ISO文档？

  • 体系目录和文档编号
    • 自动或手动生成文档编号
    • 导入客户现有ISO文档
  • 创建文档
    • 集成 ECM 的文档模板和文档库。无需额外操作即可将文档保存到 ECM
  • 修订 / 编辑文档
    • 编辑时自动签出锁定，再保存。能根据设定签入，更新版本
    • 支持锁定指定版本，限制修改
  • 审批文档
    • 可按需设置文档审批流程，以此来决定文档最终状态
    • 审批过程中可以直接编辑文档，添加批注及审批意见
  • 文档发布
    • 文件审批后自动按规则发布到指定目录
    • 发布时可自动生成权限、文档编码、元数据、文档状态
    • 发布时可选为接收单位生成签收任务单
    • 发布时可选发布到智能目录，推送到应用单位使用
    • 此外也可选择发送邮件，输出到第三方系统等
  • 旧版文档召回
    • 可选启用召回旧版文件
  • 文档应用
    • 文档所有操作（含外借文件操作）有完善的操作记录
    • 智能文件夹可快速推送最新版本文件给应用单位
    • 外借文档可按文档设定不同的审批、核准版本
  • 归档文档
    • 可手动或按规则归档文件
    • 可配置归档流程，以及如何处置过期文档

OceanX ECM应用于处理ISO文档有以下效益

  • 高安全性控制
  • 审计跟踪提供详细记录，列出每个项目文件夹和文件的每个编辑和访问记录
  • 内置工作流程/规则，一个界面处理文档编辑和审批流程
  • 全面的ECM平台，与MS Office、Outlook、OceanX PDFX、OceanX Capture、OceanX DPC、OceanX Share和OceanFax传真服务器集成
  • 通过OceanX Capture，可以轻松扫描，捕获和归档硬拷贝文档
  • 获得专利的BuildingBlocks界面可创建个性化且易于使用的用户界面

发票处理系统

财务部需要处理和存放很多不同类别的纸本文件，例如交货单，发票和各供应商的补充文件。将所有文件集中存储并分类成不同类别，并不容易。人手输入财务文件也会导致高昂的人力资源成本。

OceanX ECM如何处理财务文件？

  • 管理财务文件
    • 用OceanX Capture把发票，交货单等财务纸本文件扫描、存取资料及归档，将纸质信息转换为电子文件
    • 用条形码把文档分类
    • 用OceanX DPC扫描、验证和索引文档，以加速文档处理过程
    • 轻松地搜索和创建文档报告
    • 搜索未付款的发票
    • 降低人工成本，提高准确度
  • 财务共享服务中心 (FSSC)
    • 集中归档和处理
    • 减少成本
  • 与企业內部管理系統整合，优化付款流程
  • 识别扫描档案中的数据

OceanX ECM应用于处理理财务文件有以下效益

  • 与财务系统集成，以便将财务数据自动输入系统。
  • 通过OceanX Capture，可以轻松扫描，捕获和归档硬拷贝文档。
  • 活动记录访问财务凭证。 所有操作都将记录在活动日志中，以便监视和搜索异常操作。
  • 获得专利的BuildingBlocks界面可创建个性化且易于使用的用户界面。
  • 使用OceanX ECM时，用户可以选择不同的语言。
  • 创建无纸化和环保的工作场所。

人事文档管理系统

人力资源部门的工作人员每天都需要处理大量机密人事档案。全面的企业内容管理系统可以帮助他们有效地管理这些人事档案。

OceanX ECM如何帮助人力资源部门管理人事档案？

  • 组织人事档案，与人力资源管理系统整合
    • 创建和更新：
      • 人事档案在发布给部门主管之前经过审查和确认
      • 人力资源文件（如“薪资审查函”）必须得到确认，然后才能向部门用户提交，并储存在用户的人事档案中
    • 发布：
      • 部门主管查阅（只能查阅，不能修改）他或她的员工的人事档案
    • 转移：
      • 当员工调职到其他部门时，人事档案将被更新并发布给新的部门主管
    • 销毁：
      • 员工离职后的人事档案保留政策
      • 员工的人事档案将被更新，人事档案将不能再被部门主管查阅
  • 保留机密文件
    • 一般的人力资源部门工作人员沒有權限查阅高度机密文件
    • 机密文件只能在办公室内看
  • 文件资料保密
    • 存储在ECM中的所有文档都使用AES 256进行加密。IT用户无法直接从ECM之外的系统打开这些文件。
    • ECM管理员无法查阅存储在ECM中的文档。文档权限必须分配给用户或用户所属的管理架构。相关查阅将记录在“活动”日志中

OceanX ECM应用于处理ISO文档有以下效益

  • 高安全性控制
  • 审计跟踪提供详细记录，列出每个项目文件夹和文件的每个编辑和访问记录
  • 内置工作流程/规则，一个界面处理文档编辑和审批流程
  • 全面的ECM平台，与MS Office、Outlook、OceanX PDFX、OceanX Capture、OceanX DPC、OceanX Share和OceanFax传真服务器集成
  • 通过OceanX Capture，可以轻松扫描，捕获和归档硬拷贝文档
  • 获得专利的BuildingBlocks界面可创建个性化且易于使用的用户界面

合同管理系统

合同管理是合同生命周期过程的管理，包括模板的准备、修改、版本控制、审批、发送和续签或终止。

OceanX ECM是新一代云端企业内容管理系统，适用于合同管理。它可以安全有效地创建、共享、协作、比较和发送合同。

OceanX ECM如何帮助人力资源部门管理人事档案？

  • 组织人事档案，与人力资源管理系统整合
    • 创建和更新：
      • 人事档案在发布给部门主管之前经过审查和确认
      • 人力资源文件（如“薪资审查函”）必须得到确认，然后才能向部门用户提交，并储存在用户的人事档案中
    • 发布：
      • 部门主管查阅（只能查阅，不能修改）他或她的员工的人事档案
    • 转移：
      • 当员工调职到其他部门时，人事档案将被更新并发布给新的部门主管
    • 销毁：
      • 员工离职后的人事档案保留政策
      • 员工的人事档案将被更新，人事档案将不能再被部门主管查阅
  • 保留机密文件
    • 一般的人力资源部门工作人员沒有權限查阅高度机密文件
    • 机密文件只能在办公室内看
  • 文件资料保密
    • 存储在ECM中的所有文档都使用AES 256进行加密。IT用户无法直接从ECM之外的系统打开这些文件。
    • ECM管理员无法查阅存储在ECM中的文档。文档权限必须分配给用户或用户所属的管理架构。相关查阅将记录在“活动”日志中。

OceanX ECM应用于合同管理有以下效益

  • 高安全性控制
  • OceanX PDFX帮助用户轻松将合同转换为PDF格式，添加目录，在合同上添加水印和密码。
  • 审计跟踪提供详细记录，列出每个项目文件夹和文件的每个编辑和访问记录。
  • 通过OceanX Capture，可以轻松扫描，捕获和归档硬拷贝文档。
  • 获得专利的BuildingBlocks界面可创建个性化且易于使用的用户界面。
  • 使用OceanX ECM时，用户可以选择不同的语言。