何耀棣律师事务所使用 OceanX ECM 法律及专业版,替换不安全和混乱的文件服务器

香港 – 2020年2月6日 – 何耀棣律师事务所使用OceanX ECM 法律及专业版,替换不安全和混乱的文件服务器,从而提高效率。

 

在过去,何耀棣律师事务所需要花费大量时间和人力去处理纸质文档归档。他们在办公室需要大量空间存储案件文件夹,每次只有一个人可以访问,亦不容易做搜索。

他们将软拷贝文档放在文件服务器中,但是没有审计追踪和活动日志,无法控制文件服务器中文档的访问。在混乱的文件服务器中搜索文档也非常困难。

他们没有电子邮件管理系统,很难搜索和案件相关的电子邮件。不同部门不同用户在不同位置编辑、保存或共享文档,导致文档经常出现不同版本,令员工感到沮丧。在团队成员之间进行协作非常困难,并且很难保留知识资产。

 

OceanX ECM法律及专业版专门为满足法律和专业公司的需求而开发。电子邮件和文档管理对于他们的行业是必须的。 OceanX ECM法律及专业版允许律师团队安全管理、协作和共享文档,以提高工作效率,并确保敏感信息不会丢失或泄漏给未授权人员。

OceanX ECM中的“案件文件夹”包含所有和案件有关的文档(包括扫描的图像、软拷贝文档和电子邮件)。多个用户可以同时在内部和外部使用它。 OceanX ECM还为专业人士提供一个平台,用于管理电子邮件和文档,并将它们组合到个别的“案件文件夹”中,以案件为中心进行协作。所有在OceanX ECM中的文档都有AES 256加密、访问控制和活动日志。此外,知识管理帮助他们更轻松地管理和查阅案例。

“真实的单一版本”是OceanX ECM的一项好处和成就。使用Office扩展,用户可以选择将文档作为主要或次要版本保存到OceanX ECM系统。当用户确认最终版本时,也可以选择受保护的版本。一旦发布,便以无人可编辑的方式受到保护。除了最新版本,用户还可以在OceanX ECM界面中找到所有以前的版本。所有操作在Office界面中快速完成,高效便捷。

 

项目亮点

  • OceanX ECM中的“案件文件夹”包含所有与案件有关的所有文档,组建一个中央库,控制案件文档的访问权限,并提供审计追踪和活动日志。
  • Office 扩展 取代了MS Office原来的“保存”和“另存为”功能,让用户直接将文件“保存”和“另存为”到ECM。用户不需要用户花费额外的时间来上传和下载文档。此外,Office 扩展还提供“签入和签出”和版本控制,以保护“真实的单一版本”。
  • Outlook扩展 使用户可以在日常操作中将收发的电子邮件归档到ECM。同一个界面于管理电子邮件和ECM中的文档。
  • 电子邮件管理为专业人员提供了一个平台,可将电子邮件和文档一起管理,并归档到相应的“案件文件夹”中,实现以案件为中心的协作。
  • OceanX Capture帮助用户使用索引自动将硬拷贝文档归档到ECM中。
  • OceanX PDFX 使用户可以轻松地添加目录,应用水印、页码和批量处理,并在完成案件后生成宗卷。

 

为什么选择 OceanX ECM?

  • 以案件为中心的解决方案,特别适合法律行业。
  • OceanX ECM提供了全面的企业内容管解决方案,包括Capture,DMS,Outlook和Office集成。
  • 高安全性 – AES 256加密,审核追踪,用户访问控制,删除和清除,动态水印,屏蔽等。
  • BuildingBlocks专利技术为用户提供了简单的类似Google的搜索界面,供用户搜索事项文档。

 

关于何耀棣律师事务所

何耀棣律师事务所成立於1977年。现有超过四十名律师。是香港最具规模及最为人熟悉的独立华人律师事务所之一,提供全面性的法律服务,当中包罗合作投资、项目融资、收购合併、上市(包括主板、创业板、红筹股及 H 股) 、物业发展、基建项目、债务重组、诉讼及仲裁等服务,在香港、广州和上海设有办事处。



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