OceanX 企业内容管理

亚洲第一台云端企业内容管理系统
获得香港创新科技署创新科技基金资助 – ITF SERAP, 项目参考编号: E/P047/14

OceanX ECM 是一個全面的企業內容管理系統,它包含文檔管理系統、文檔擷取、文檔處理中心和其他強大功能,支持雲端及內部部署。它的強大功能例如電子郵件管理,以一個界面管理電子郵件和 ECM 文檔,用戶也可以輕易存檔和搜索所有電子郵件及其附件。Office Add-in 與 Microsoft Office 無縫集成,用戶可以直接將 Office 文檔儲存在 OceanX ECM。專利技術 BulidingblocksCapturePlusImagePlus,大大提高實施成功率。

 

獨有專利的 BuildingBlocks 技術

所想便所得

BuildingBlocks 的開發理念源於 “水的哲學” 。水無常形,上善若水,水善利萬物而不爭。BuildingBlocks  專利技術 如水般靈活適應於不同企業,並可根據客戶的要求,設計其界面和功能,無需編程。大大減低實施費用和提升用戶採用率。

BuildingBlocks 靈活如水應用於不同的用戶或組。

BuildingBlocks 高要求用戶界面

BuildingBlocks 精簡用戶界面

BuildingBlocks 簡單用戶界面

BuildingBlocks 手機用戶界面

为何需要使用文档管理 (ECM)

1. 文档管理符合法规,提升管理内容的准确性

  • 符合国际法律的要求,例如:如巴塞尔资本协定 、美国证券交易委员会、美国金融业监管局、健康保险可携性及责任法案 ,萨班斯 – 奥克斯利法案… 等
  • 使用 ECM 系统的模板和文档自动设定程序,在新法规实行前修改系统的模板,并设定在新法规实施当天开始同步使用新模板,从而控制业务风险

 

2. 确保文档一致性

  • 在机构内部,员工统一使用已批准的企业条款及语言
  • 文档自动化帮助机构把文档术语标准化

 

3. 提高生产力和效率

  • PriceWaterhouse Coopers 研究 – 工人平均花费 40% 时间管理不重要的文件
  • 使用 ECM,文档自动化大大减少了创建复杂文档的时间, 例如合同、法院文件和财务报表
  • 对于法律事务所或专业公司,它加快案件的准备、 结案和归档

 

4. 巩固专业知识和管理知识资产

  • 知识在办公室内和不同办公室之间共享
  • 在工作人员更替的情况下保留知识

 

5. 改进过程

  • 文档自动化 – 令员工可以在不同时间和不同办公室即时共享文档

 

6. 保护环境

  • 由于纸张用量的大幅减少,节省树木
  • 尽量减少对环境的不利影响

 

7. 更高的投资回报率

  • IDC 研究显示, 使用 ECM 5 年,投资回报率为 404%
  • 减少甚至不用纸张打印
  • 减少内部和外部文档存储
  • 提高工作效率,提高生产力
  • 知识保留:避免知识资产丢失

 

8. 安全性高

  • 存储在 ECM 中的所有文档都使用 AES 256 加密
  • 管理员无法访问文档

 

9. 智慧城市

  • OceanX ECM 利用创新和技术帮助政府和企业实现无纸化办公,节约成本,提高效率,效率和生产力

 

Office 扩展

与 Microsoft Office 集成

Microsoft Office 是全球最常用的用于创建文档的软件之一,文档每天在组织内创建,编辑和共享。Office 加载项将 Microsoft Office 与 OceanX ECM 系统集成在一起。 它有助于企业有效的创建,管理和编辑他们的 Microsoft Office 文档,而无需改变他们目前的使用習慣。 所有操作都可以在 Microsoft Office 界面中简单完成,无需转移到 OceanX ECM 系统。

软件开发商的商标

Outlook 扩展

与 Microsoft Outlook 集成

在商业界中,电子邮件在商务沟通中依然扮演着重要的角色。 每天有数百万封与查询有关的电子邮件,发送和接收附有重要文件的信息,策略和决定。 所以,一个合适的存储和电子邮件的管理在工作中变得必要。

Microsoft Outlook 扩展 与 OceanX ECM 系统集成,用户直接在 Outlook 界面中存储和管理电子邮件,而无需在 OceanX ECM 系统中执行操作。   

软件开发商的商标

OceanX 共享

与内部和外部用户(客户、合作伙伴和顾问)安全地协作

OceanX Share 是安全地与内部和外部用户共享文档的最佳方式。它通过密码控制、查看 / 打印 / 下载控制、共享文档到期日及控制共享文档访问次数来控制对共享文档的访问。它具有共享历史记录,允许用户了解共享文档的访问时间和方式。 文档存储在安全链接中,用户可以通过电子邮件与他人共享链接。

OceanX 文件扫描自动撷取系统

专利 CapturePlus 技术

加快撷取 自建索引 简化连接

OceanX Capture 是一个功能强大的商业应用软件,可以自动将纸质文档转换为文档归档或应用程序。它将把文件分类,提取,扫描,索引和导出到诸如 ERP 系统,OceanX ECM 或其他文档管理系统等地方。

用户可以通过如扫描仪,多功能一体机,整合通过电子邮件,网站和 OceanFax,甚至手动上传等,备撷取有用的信息。OceanX Capture 支持 OCR,OMR,ICR,表格识别,二维码等多种撷取技术,自动提取重要信息,加快数据处理时间,将纸张转化为信息,安全发布文档。

具有先进独特专利 CapturePlus 技术 (专利申请编号:201610520085.5) 使扫描文档变得更加干净和清晰,以提高 OCR 率,可将 OCR 精准度提高到 99.99%

 

OceanX PDFX

将文档转换为 PDF 文件;生成宗卷

OceanX PDFX 是一个有用的工具,帮助用户将多文档转换为 PDF 文件,并将 PDF 文档转换为 MS word 文档。使用 OceanX PDFX,您可以在转换的文档上轻松添加标记,安全设置,目录和编号,然后将文档输出到其他位置。

更具体地说,OceanX PDFX 为用户提供了创建、编辑、注释、组合、安全的功能,将诸如 word、PDF、excel、图像等多个文档类型组合成单个 PDF 文档、添加水印、书签、安全设置、目录和转换后的文件编号,然后将转换后的 PDF 文件输出到其他系统或网络,如电子邮件、打印、文件、OceanX ECM 和 OceanFax。它还可以将多个 PDF 组合成一个宗卷,生成索引和目录 。