企业内容管理-法律及专业版

法律事务所和专业服务公司的专业人士需要每天处理大量的客户资料文件。如果公司没有实施ECM解决方案,以下可能是他们面临的问题:

  • 纸本客户案件文件夹可能散落在桌面上
  • 难以搜索需要的纸本文档,并且该文档可能损坏或丢失
  • 意外删除文件
  • 管理电子邮件既困难又耗时。电子邮件和电子文档必须手动打印和存档
  • 难以与您的团队协作。一次只能一个人访问案件文件夹(Matter Folder)
  • 难以管理文档版本
  • 对正在访问的文档没有审计跟踪
  • 在办公室中,消耗大量宝贵的存储空间用于存储文件夹

OceanX ECM应用于法律和专业服务公司的解决方案

  • 以案件为中心的协作和电子案件文件夹
    • OceanX ECM中的案件文件夹包含所有案件文件(包括扫描图像,软拷贝文档和电子邮件)。 多个用户可以同时为内部和外部各方工作。
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  • 撷取案件文档讯息
    • 轻松索引和保存案件文档到 OceanX ECM。您可以通过使用全文 OCR,IMR,条码识别,可搜索的 PDF和表单识别等技术撷取所需讯息,再通过扫描仪,电子邮件或其他设备将您的案件文档输入到 OceanX ECM。
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  • 通过PDFX将文档转换为PDF
    • 轻松地将任何文档转换为带有水印,页码,贝特数字 (Bate Numbers) 和安全控制的 PDF 档。
    • 可以用于将文档在 OceanX ECM 中的文件夹中绑定到具有目录页和封面页的“Matter Bibles”中。
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  • 电子邮件管理
    • OceanX ECM为专业人士提供了一个平台,可以将电子邮件与文档一起管理,并将它们组合到一个案件文件夹中,以实现以案件为中心的协作。
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  • Outlook 扩展
    • Outlook 与 OceanX ECM 集成, 您可以直接保存收发的 Outlook 文件/附件到 OceanX ECM,系统会自动建议一个文档位置,以便您可一次点击存档电子邮件。提交过的的电子邮件都将明确标记,方便您不会浪费时间在已被提交过的档案。
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  • Office扩展
    • Ms Office 与 OceanX ECM 集成, 您可以直接打开及保存 MS Office 文件到 OceanX ECM,无需先保存MS Office文件再上传到ECM界面。
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  • 版本控制
    • 帮助专业人员创建或搜索文档以获得所需的最新文档版本,而不必担心选择旧文档浪费时间来处理错误的文件或文件夹。
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  • 审计跟踪
    • 所有于文档中操作的动作都将被纪录。审计跟踪提供详细记录,所有案件文件夹和文件的每个编辑和访问都予以记录。
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OceanX ECM能帶给法律和专业服务公司以下效益

  • 保留知识资产
  • 实现地理透明度,随时随地访问文档
  • 电子邮件管理
  • 文档管理
  • 所有案件文档集中于一处
  • 走向无纸化
  • 高安全性
  • 高效的组织
  • 节省搜索时间,节省空间并避免代价高昂的错误