OceanX ECM 企业内容管理

亚洲第一台云端企业内容管理系统
获得香港创新科技署创新科技基金资助 – ITF SERAP, 项目参考编号: E/P047/14

OceanX ECM 是一个全面的企业內容管理系統，它包含文档管理系统、文档撷取、文档处理中心和其他强大功能，支持云端及内部部署。它的强大功能例如电子邮件管理，以一个界面管理电子邮件和 ECM 文档，用户也可以轻易存档和搜索所有电子邮件及其附件。 Office Add-in 与 Microsoft Office 无缝集成，用户可以直接将 Office 文档储存在 OceanX ECM。专利技术 Bulidingblocks 、 CapturePlus 和 ImagePlus，大大提高实施成功率。

OceanX ECM

独有专利的 BuildingBlocks 技术

所想便所得

BuildingBlocks 的开发理念源于 “水的哲学” 。水无常形，上善若水，水善利万物而不争。BuildingBlocks 专利技术 如水般灵活适应于不同企业，并可根据客户的要求，设计其界面和功能，无需编程。大大减低实施费用和提升用户采用率。

BuildingBlocks 灵活如水应用于不同的用户或组。

BuildingBlocks 高要求用户界面

BuildingBlocks 精简用户界面

BuildingBlocks 简单用户界面

BuildingBlocks 手机用户界面

水的哲学 – 李小龙

https://haokan.baidu.com/v?pd=wisenatural&vid=12286881157131324419

为何需要使用文档管理 (ECM)？

1. 文档管理符合法规，提升管理内容的准确性

  • 符合国际法律的要求，例如：如巴塞尔资本协定 、美国证券交易委员会、美国金融业监管局、健康保险可携性及责任法案 ，萨班斯 – 奥克斯利法案… 等
  • 使用 ECM 系统的模板和文档自动设定程序，在新法规实行前修改系统的模板，并设定在新法规实施当天开始同步使用新模板，从而控制业务风险

 

2. 确保文档一致性

  • 在机构内部，员工统一使用已批准的企业条款及语言
  • 文档自动化帮助机构把文档术语标准化

 

3. 提高生产力和效率

  • PriceWaterhouse Coopers 研究 – 工人平均花费 40％ 时间管理不重要的文件
  • 使用 ECM，文档自动化大大减少了创建复杂文档的时间， 例如合同、法院文件和财务报表
  • 对于法律事务所或专业公司，它加快案件的准备、 结案和归档

 

4. 巩固专业知识和管理知识资产

  • 知识在办公室内和不同办公室之间共享
  • 在工作人员更替的情况下保留知识

 

5. 改进过程

  • 文档自动化 – 令员工可以在不同时间和不同办公室即时共享文档

 

6. 保护环境

  • 由于纸张用量的大幅减少，节省树木
  • 尽量减少对环境的不利影响

 

7. 更高的投资回报率

  • IDC 研究显示， 使用 ECM 5 年，投资回报率为 404％
  • 减少甚至不用纸张打印
  • 减少内部和外部文档存储
  • 提高工作效率，提高生产力
  • 知识保留：避免知识资产丢失

 

8. 安全性高

  • 存储在 ECM 中的所有文档都使用 AES 256 加密
  • 管理员无法访问文档

 

9. 智慧城市

  • OceanX ECM 利用创新和技术帮助政府和企业实现无纸化办公，节约成本，提高效率，效率和生产力

 

Office 集成

与 Microsoft Office 集成

Microsoft Office 是全球最常用的用于创建文档的软件之一，文档每天在组织内创建，编辑和共享。Office 加载项将 Microsoft Office 与 OceanX ECM 系统集成在一起。用戶可以直接归档到ECM。提供签入 / 签出, 版本控制。「真实的单一版本」 (Single version of the Truth) 。 所有操作都可以在 Microsoft Office 界面中简单完成，无需转移到 OceanX ECM 系统。

软件开发商的商标

Outlook 集成

与 Microsoft Outlook 集成

在商业界中，电子邮件在商务沟通中依然扮演着重要的角色。 每天有数百万封与查询有关的电子邮件，发送和接收附有重要文件的信息，策略和决定。 所以，一个合适的存储和电子邮件的管理在工作中变得必要。

Microsoft Outlook 扩展 与 OceanX ECM 系统集成，用户直接在 Outlook 界面中存储和管理电子邮件，而无需在 OceanX ECM 系统中执行操作。   

软件开发商的商标

OceanX 共享

与内部和外部用户（客户、合作伙伴和顾问）安全地协作

OceanX Share 是安全地与内部和外部用户共享文档的最佳方式。它通过密码控制、查看 / 打印 / 下载控制、共享文档到期日及控制共享文档访问次数来控制对共享文档的访问。它具有共享历史记录，允许用户了解共享文档的访问时间和方式。 文档存储在安全链接中，用户可以通过电子邮件与他人共享链接。

OceanX 文件扫描自动撷取系统

专利 CapturePlus 技术

加快撷取 自建索引 简化连接

OceanX Capture 是一个功能强大的商业应用软件，可以自动将纸质文档转换为文档归档或应用程序。它将把文件分类，提取，扫描，索引和导出到诸如 ERP 系统，OceanX ECM 或其他文档管理系统等地方。

用户可以通过如扫描仪，多功能一体机，整合通过电子邮件，网站和 OceanFax，甚至手动上传等，备撷取有用的信息。OceanX Capture 支持 OCR，OMR，ICR，表格识别，二维码等多种撷取技术，自动提取重要信息，加快数据处理时间，将纸张转化为信息，安全发布文档。

具有先进独特专利 CapturePlus 技术 (专利申请编号：201610520085.5) 使扫描文档变得更加干净和清晰，以提高 OCR 率，可将 OCR 精准度提高到 99.99%。

 

OceanX PDFX

将文档转换为PDF文件；生成宗卷

OceanX PDFX是一个有用的工具，帮助用户将多文档转换为PDF文件，并将PDF文档转换为MS word文档。使用OceanX PDFX，您可以在转换的文档上轻松添加标记，安全设置，目录和编号，然后将文档输出到其他位置。

更具体地说，OceanX PDFX为用户提供了创建、编辑、注释、组合、安全的功能，将诸如word、PDF、excel、图像等多个文档类型组合成单个PDF文档、添加水印、书签、安全设置、目录和转换后的文件编号，然后将转换后的PDF文件输出到其他系统或网络，如电子邮件、打印、文件、OceanX ECM和OceanFax。它还可以将多个PDF组合成一个宗卷，生成索引和目录 。

 

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