何耀棣律师事务所使用 OceanX ECM 法律及专业版，替换不安全和混乱的文件服务器

香港 – 2020年2月6日 – 何耀棣律师事务所使用OceanX ECM 法律及专业版，替换不安全和混乱的文件服务器，从而提高效率。

在过去，何耀棣律师事务所需要花费大量时间和人力去处理纸质文档归档。他们在办公室需要大量空间存储案件文件夹，每次只有一个人可以访问，亦不容易做搜索。

他们将软拷贝文档放在文件服务器中，但是没有审计追踪和活动日志，无法控制文件服务器中文档的访问。在混乱的文件服务器中搜索文档也非常困难。

他们没有电子邮件管理系统，很难搜索和案件相关的电子邮件。不同部门不同用户在不同位置编辑、保存或共享文档，导致文档经常出现不同版本，令员工感到沮丧。在团队成员之间进行协作非常困难，并且很难保留知识资产。

OceanX ECM法律及专业版专门为满足法律和专业公司的需求而开发。电子邮件和文档管理对于他们的行业是必须的。 OceanX ECM法律及专业版允许律师团队安全管理、协作和共享文档，以提高工作效率，并确保敏感信息不会丢失或泄漏给未授权人员。

OceanX ECM中的“案件文件夹”包含所有和案件有关的文档（包括扫描的图像、软拷贝文档和电子邮件）。多个用户可以同时在内部和外部使用它。 OceanX ECM还为专业人士提供一个平台，用于管理电子邮件和文档，并将它们组合到个别的“案件文件夹”中，以案件为中心进行协作。所有在OceanX ECM中的文档都有AES 256加密、访问控制和活动日志。此外，知识管理帮助他们更轻松地管理和查阅案例。

Office 扩展 取代了MS Office原来的“保存”和“另存为”功能，让用户直接将文件“保存”和“另存为”到ECM。用户不需要用户花费额外的时间来上传和下载文档。此外，Office 扩展还提供“签入和签出”和版本控制，以保护“真实的单一版本”。

“真实的单一版本”是OceanX ECM的一项好处和成就。使用Office扩展，用户可以选择将文档作为主要或次要版本保存到OceanX ECM系统。当用户确认最终版本时，也可以选择受保护的版本。一旦发布，便以无人可编辑的方式受到保护。除了最新版本，用户还可以在OceanX ECM界面中找到所有以前的版本。所有操作在Office界面中快速完成，高效便捷。

Outlook扩展 使用户可以在日常操作中将收发的电子邮件归档到ECM。同一个界面于管理电子邮件和ECM中的文档。

电子邮件管理为专业人员提供了一个平台，可将电子邮件和文档一起管理，并归档到相应的“案件文件夹”中，实现以案件为中心的协作。

OceanX Capture帮助用户使用索引自动将硬拷贝文档归档到ECM中。

OceanX PDFX 使用户可以轻松地添加目录，应用水印、页码和批量处理，并在完成案件后生成宗卷。

OceanX ECM以案件为中心的解决方案，特别适合法律行业。它提供了全面的企业内容管解决方案，包括Capture，DMS，Outlook和Office集成。高安全性 – AES 256加密，审核追踪，用户访问控制，删除和清除，动态水印，屏蔽等。BuildingBlocks专利技术为用户提供了简单的类似Google的搜索界面，供用户搜索事项文档。

关于何耀棣律师事务所

何耀棣律师事务所成立於1977年。现有超过四十名律师。是香港最具规模及最为人熟悉的独立华人律师事务所之一，提供全面性的法律服务，当中包罗合作投资、项目融资、收购合併、上市(包括主板、创业板、红筹股及 H 股) 、物业发展、基建项目、债务重组、诉讼及仲裁等服务，在香港、广州和上海设有办事处。

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